Gestionnaire Administratif et Facturation H/F - NBS Metz

Choisir NBS Business School , c'est rejoindre une école où l'accompagnement des étudiants est une priorité. Les formateurs engagés et passionnés sont disponibles tout au long de l'année et s'investissent à 200 % dans votre réussite. Ils sont plus que des enseignants : ce sont de véritables repères professionnels et humains, qui vous accompagnent de votre intégration jusqu'à l'obtention de votre diplôme.

Les portes sont toujours ouvertes, l'équipe pédagogique est à l'écoute, bienveillante et accessible pour vous guider à chaque étape de votre parcours.

Votre mission

Vous sécurisez chaque dossier depuis la collecte des informations contractuelles jusqu'à la transmission aux OPCO, puis vous assurez une facturation exacte, traçable et suivie. Vous êtes un point de contact fiable pour les entreprises, les apprentis, les OPCO, la comptabilité et les équipes du campus.

Facturation clients

• Préparer, contrôler, émettre et transmettre les factures aux OPCO et aux entreprises.
• Vérifier la cohérence entre contrats, conventions, prises en charge, échéanciers et factures.
• Tenir à jour le suivi de facturation, des règlements, des écarts et des relances.
• Identifier les factures en retard, traiter les demandes de correction et alerter en cas de risque de non-recouvrement.
• Transmettre à la comptabilité des dossiers fiables, complets et correctement classés.

Contrats d'apprentissage

• Collecter et contrôler les informations nécessaires auprès des entreprises, des apprentis et des équipes internes.
• Établir les contrats, conventions de formation et documents associés, puis gérer les corrections ou modifications.
• Créer et mettre à jour les dossiers dans ScForm et les outils de suivi.
• Déposer les dossiers auprès des OPCO, suivre leur instruction et répondre aux demandes complémentaires.
• Relancer les interlocuteurs lorsque des informations, pièces ou signatures sont manquantes.

Appui limité à la vie scolaire et à l'accueil

• Participer à l'accueil physique et téléphonique des étudiants, formateurs, entreprises et visiteurs.
• Apporter une première réponse aux demandes simples et orienter vers le bon interlocuteur.
• Traiter ponctuellement les absences, retards et justificatifs dans les outils de suivi, selon les consignes de l'équipe pédagogique.
• Transmettre aux responsables pédagogiques les situations nécessitant un suivi ou une décision.

• Formation Bac +2 ou Bac +3 en gestion, comptabilité, administration ou assistanat de gestion.
• Expérience en facturation clients et suivi de dossiers administratifs ; la connaissance des contrats d'apprentissage, du financement OPCO, d'un CFA ou d'un organisme de formation est un vrai plus.
• Très bonne maîtrise d'Excel et aisance avec les outils numériques et plateformes en ligne.
• Rigueur, sens du détail et capacité à gérer plusieurs échéances en parallèle.
• Aisance relationnelle et rédactionnelle pour échanger avec les entreprises, OPCO, étudiants et équipes internes ; autonomie, sens des priorités, discrétion et fiabilité.

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Facturation
• SC-Form