Secrétaire Administrative H/F - Dispositif D'appui a la Coordination 57

1) Accueil et communication :
o Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, prestataires etc et des différents RDV programmés au siège
o Gérer les appels téléphoniques du siège : réception, filtrage, transfert et prise de messages
o Réceptionner, traiter, rédiger et diffuser le courrier postal et les e-mails du siège
o Participer à l'animation des réseaux sociaux du DAC 57

2) Gestion administrative et documentaire :
o Rédiger les courriers, comptes-rendus de réunions (CA, AG.), des notes ou des tableaux de bord
o Préparer les supports de réunion, mettre à jour les documents réglementaires associatifs et les documents internes
o Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers papier et numériques
o Gérer les commandes de fournitures de bureau et des supports de communication - Assurer le suivi des stocks

3) Soutien opérationnel :
o Préparer des éléments de facturation simple, demandes de devis et suivi des règlements
o Organiser la logistique des réunions ou des déplacements professionnels de la direction (réservation de salles, transport, hébergement.)
o Assister dans la recherche de prestataires et le suivi des contrats de prestations
o Assurer le suivi du matériel téléphonique & informatique

Experience: 36 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier
• Prise de note