Secrétariat Particulier du Sous-Préfet de Thionville H/F - Préfecture de la Moselle

Groupe RIFSEEP :1Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type : Assistant de Direction /Gestionnaire des Ressources BudgétairesVos activités principalesTenue du secrétariat particulier du Sous-Préfet: Gestion de l'agenda, audiences,rendez-vous, déplacements, missions, courrier réservéAccueil et filtrage téléphoniqueGestion des moyens budgétaires de la Sous-Préfecture (Frais de fonctionnement et de représentation - suivi des dépenses de cartes achats et transmission des pièces justificatives au Service financier de la Préfecture)Assurer le lien avec la résidence du Sous-Préfet pour les réceptions (protocole, menu, invitation, plan de table)Gestion de la boîte fonctionnelle de la Sous-PréfectureRédaction de courriers et de courriels (réponses, invitations)Tenue du fichier contact du CabinetConstruction des dossiers nécessaires aux réunions et cérémonies en lien avec les services concernésCommunication hebdomadaire de l'agenda médiatique aux service communication de la préfectureGestion de la réservation et mise en place de la salle de réunion de la Sous-préfectureGestion de la réservation du véhicule de servicesFaire le lien entre les services techniques de la Préfecture et les agents pour les réparations nécessaires aux bonnes conditions de travail et rendre compte des interventions de maintenance sur le matérielProgrammer, en lien avec le Chef du service de l'immobilier et de la logistique, les travaux de maintenance et de réparation et accueillir les entreprises sur le siteVotre environnement professionnelActivités du serviceRéglementation - Action interministérielle - Relations avec les collectivités localesComposition et effectifs du serviceBureaux de la Sous-Préfecture:- Cabinet de M. le Sous-Préfet- Bureau des réglementations- Bureau de l'animation territoriale25 agentsLiaisons hiérarchiquesLe secrétariat est placé sous l'autorité hiérarchique du Sous-PréfetLiaisons fonctionnellesInterne: Tous les agents de la Sous-PréfectureExterne:- Les services correspondants de la Préfecture- Les autres services de l'arrondissement (police, gendarmerie, douane, pompier...)- Les élus- Les correspondants de la Sous-Préfecture

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :Rigueur, disponibilité, discrétion, ordre et méthode, esprit d'initiative, capacité d'anticipation, aptitudes aux relations publiquesVos perspectives:Le travail auprès du Sous-Préfet en relation quotidienne avec le monde politique, social et économique de l'arrondissement de Thionville est très formateur. Il permet d'acquérir une expérience valorisable dans d'autres postes ou services et de bénéficier d'un acquis et d'une pratique utiles dans la préparation des concours.

• Gestion de l'emploi du temps
• Pro-activité
• Rédaction de courriers