Assistante - Assistant de Direction H/F - SGAMI

Vos missions en quelques mots.

Vos activités principales :

MISSIONS GÉNÉRALES
Assurer le secrétariat particulier de la secrétaire générale adjointe (accueil téléphonique et physique, gestion de l'agenda et des déplacements, préparations de ses dossiers).
Contrôler les documents soumis au visa de la secrétaire générale adjointe (rédaction, mise en forme et complétude de courriers, notes, dossiers.).
Planifier, organiser et suivre les réunions auxquelles participe la secrétaire générale adjointe.
Apporter un appui au chef du service du secrétariat général dans la gestion et la coordination des dossiers transversaux.
Préparer et organiser les déplacements d'autorités.

MISSIONS SPÉCIFIQUES
Encadrer et animer l'équipe en charge du secrétariat et du courrier : une secrétaire de direction (catégorie C) et deux gestionnaires du courrier (2 agents de catégorie C).
Coordonner et suivre l'activité des ADR, agents en charge de la délivrance des cartes agent.
Organiser les missions propres du secrétariat de direction
Organiser les instances de dialogue social (convocation, constitution des dossiers, rédaction des procès-verbaux)
Assurer le suivi de dossiers confiés par le secrétaire général adjoint ou le chef du service du secrétariat général

Activités du service

Votre environnement professionnel :
Le Secrétariat Général pour l'Administration du Ministère de l'Intérieur (SGAMI) de la zone Est est une structure déconcentrée du ministère de l'Intérieur placée sous l'autorité du Secrétaire Général (le Préfet Délégué à la Défense et à la Sécurité de la zone de défense Est - PDDS), assisté d'un Secrétaire Général Adjoint.
Composé de près de 800 agents, le SGAMI Est est chargé des fonctions support au service des forces de sécurité intérieure.

Le service du secrétariat général assure des missions de suivi des dossiers transverses, de soutien administratif, de maîtrise des risques pour le SGAMI Est.
Composition et effectifs du service :

- 1 chef du SDSG (catégorie A)
- Assistantes de direction :
- 2 agents (catégories B et C)
- Mission maîtrise des risques :
- 1 référent zonal contrôle interne (catégorie B)
- 1 conseiller de prévention (catégorie A)
- 1 contrôleur de gestion (catégorie A)
- 3 chargés de mission (catégorie A)
- Service courrier :
- 2 agents (catégorie C)

Liaisons hiérarchiques
La secrétaire générale adjointe (N+1)
Le préfet délégué pour la défense et la sécurité (N+2)

Liaisons fonctionnelles

Le chef du service du secrétariat général, les directeurs du SGAMI, les chefs de bureaux et de services du SGAMI Est, le cabinet du préfet délégué, la direction zonale de la Police Nationale, les régions de gendarmerie, les préfectures, les services de l'administration centrale du ministère de l'Intérieur.

Si vous recherchez un poste moteur, motivant et dynamique, offrant une belle expérience professionnelle, alors n'hésitez pas à nous rejoindre !

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités d'ordre public et de sécurité

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique