Assistant d'Accueil Social - C.C.A.S. de Metz H/F - 57

Rattaché au Secrétariat Général du CCAS de METZ, l'assistant d'accueil social est chargé :
- d'accueillir, renseigner et orienter les usagers au sein d'un guichet unique d'information
- d'instruire le courrier entrant au CCAS
- d'apporter une assistance administrative aux services dont les missions impactent fortement l'accueil, notamment pour le service de l'Action Sociale et Insertion
- d'animer la salle d'accueil de l'établissement

Accueillir les usagers sur place ou par téléphone et savoir les renseigner et les orienter :
- Accueillir le public avec amabilité, calme et discrétion
- Recevoir et analyser la demande de l'usager
- Orienter le public en interne et en externe en fonction des demandes formulées
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Identifier la demande et son degré d'urgence
- Rediriger les usagers, relayer au professionnel de permanence au service de l'Action Sociale et Insertion ou orienter vers les services compétents si nécessaire
- Contribuer à la qualité de service rendu à l'usager

Instruire le courrier entrant au CCAS :
- Enregistrer et classer le courrier reçu pour l'ensemble de l'établissement et pour la domiciliation
- Transmettre le courrier selon la procédure de l'établissement
- Organiser le tri et la conservation des courriers pour les personnes bénéficiant d'une domiciliation
- Effectuer le suivi de la boite mail contact CCAS, redistribuer les mails, y répondre et les archiver

Effectuer des tâches de secrétariat :
- Programmer les rendez-vous des travailleurs sociaux dans leurs agendas partagés Outlook
- Prendre en charge une partie de la procédure administrative de la domiciliation
- Enregistrer de manière électronique des éléments du dossier de domiciliation dans le logiciel métier
- Effectuer le suivi des tableaux de bord en lien avec l'organisation du service

Organiser l'espace d'accueil de l'établissement :
- Surveiller et contrôler l'accès aux différents services
- Organiser l'espace d'accueil de manière conviviale
- Effectuer le traitement de la documentation et de l'information mise à disposition dans la salle d'accueil
- Réceptionner les documents transmis pour affichage
- Veiller à la mise à jour et à la qualité des documents affichés