Assistant Administratif - Mairie de Montigny les Metz H/F - 57

MISSIONS :

- Gérer le secrétariat, le planning et les rendez-vous du Maire
- Collaborer avec le Directeur de Cabinet
- Assurer la gestion des finances des lignes Cabinet du Maire et Communication
- Assurer les relations avec les autres collectivités et partenaires institutionnels

ACTIVITÉS :
Missions de secrétariat auprès de M. le Maire :
- Gestion de l'agenda,
- Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements, des représentations du maire par les élus,
- Rédaction de courriers,
- Gestion du courrier papier et numérique de M. le Maire, du Cabinet du Maire,
- Réception des communications téléphoniques : filtrage, prise de messages, transmission et suivi,
- Accueils téléphonique et physique des personnes reçues par le Maire,
- Veille administrative (échéances, invitations, demandes institutionnelles),
- Tableaux de présence, classement et archivage (physique et numérique) des dossiers Cabinet, recherches d'informations, mises sous pli diverses.

Appui à la communication :
- Secrétariat de rédaction du magazine municipal Montigny infos,
- Gestion de la distribution des magazines et divers flyers sur la commune.

Gestion des lignes budgétaires du Cabinet du Maire et du service Communication.

Organisation des sorties et visites de M. le Maire et des élus : voyage d'étude, événementiels...

Binôme du secrétariat du Cabinet du Maire/Communication

Participation en présentiel à diverses manifestations officielles ou événementielles.