Assistant Administratif - Conseil Departemental de la Moselle H/F - 57

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs... Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Rattaché au Chef du Service de la Prévention de l'Information et de la Coordination Gérontologique, vous assurez les missions suivantes :
- Réaliser les travaux de secrétariat du Chef du Service, des Chefs de Bureaux, du Chargé de Prévention et du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie
- Gérer des projet transversaux et suivre les indicateurs de performances
- Assurer ponctuellement un renfort des secrétariats de la Direction de la Politique de l'Autonomie

Secrétariat du Chef de Service :
- Assurer l'accueil téléphonique des partenaires
- Mettre à jour les informations du service et de la Direction
- Gérer les accès aux logiciels numériques et solliciter si besoin des interventions auprès des services informatiques
- Enregistrer et transmettre le courrier
- Veiller à l'application de la charte administrative des courriers, assurer leurs suivis et traitements
- Procéder aux classement et archivages (papier et numérique) des documents de la Direction

Organisation des réunions de service et saisie des comptes-rendus :
- Organiser les réunions
- Envoyer les invitations aux participants
- Rédiger le compte-rendu et le diffuser au sein de l'équipe

Gestion des Ressources Humaines :
- Assurer un suivi des absences et du planning d'activité
- Gérer les frais de déplacement de l'équipe
- Assurer le suivi des recrutements des agents (date de recrutement, date de fin de contrat, visite médicale, dossier du personnel) en lien avec le Service des Ressources Humaines et du Lien Social

Assurer le suivi des dossiers transversaux en lien avec le Chef de Service
Mettre à jour les indicateurs d'activité du service
Participer au rapport d'activité et à la conception d'outils de suivi

Résidence administrative à Metz
Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)