Secrétaire de Direction H/F - 57

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Le secrétariat de direction est assuré par 2 agents fonctionnant en binôme.
Mission communes :
- Trier et répartir le courrier de la direction
- Assurer le suivi des courriers réservés
- Enregistrer les parapheurs entrants et sortant vers le pôle SGA
- Planifier, assurer le suivi de réunions (réservation de salle, accès bâtiments des visiteurs, préparation des visioconférences); organiser l'accueil logistique des réunions (matériels, achats si nécessaire, etc.)
- Communiquer et diffuser les informations au sein de la DAGF
- Traiter les contacts du directeur : gestion de l'agenda, filtrages des interlocuteurs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Réaliser les inventaires des petits mobiliers matériels
- Réaliser les GLPI pour les problèmes informatiques de toute la direction
- Faire le point sur les dysfonctionnements logistiques liés aux locaux et alerter la DI
- Apporter assistance aux autres directions le cas échéant (cartes agents, commande des billets de train, accueil concours, achats divers, etc.)

Votre environnement professionnel :

Activités du service
La Direction de l'Administration Générale et des Finances :
- Prépare les dialogues de gestion, programme et répartit les crédits du BOP 6 zonal police nationale
- Pilote l'exécution des BOP6 PN et 152 GN
- Assure la responsabilité d'UO du P216 (fonctionnement du SGAMI et du P.303 (centres de rétention)
- Exécute les dépenses et les recettes sur le centre de services partagés - plateforme chorus
- Gère le règlement des dossiers d'accidents de la circulation des véhicules PN/GN
- Prépare et rédige les marchés publics PN et GN

Composition et effectifs du service
La direction se compose d'un secrétariat et de 4 entités
- Bureau des budgets
- Bureau de la commande publique
- Bureau du contentieux
- Centre de services partagés - Plateforme Chorus
Elle compte 142 agents au 1er juillet 2025

Liaisons hiérarchiques
- Directeur de l'Administration Générale et des Finances
- Directrice adjointe

Liaisons fonctionnelles
- Agents de la direction
- Autres directions du SGAMI